Elektronische Rechnungsstellung: Weniger Papier für den Staat, höhere Einsparungen für Unternehmen
Auf Vorschlag des Premierministers Charles Michel und des Staatssekretärs für administrative Vereinfachung Theo Francken beschloss der Ministerrat am Freitagmorgen, eine umfassende Förderung der elektronischen Rechnungen anstelle der klassischen Papierrechnungen. Konkret bedeutet dies, dass alle Unternehmen, die dies wünschen, ab 1. Juli 2017 den föderalen Behörden ihre Rechnungen im elektronischen Format zustellen können.
Charles Michel, Premierminister: „Der elektronischen Rechnungsstellung kommt im Rahmen der administrativen Vereinfachung eine hohe Priorität zu. Dabei handelt es sich um ein ausgezeichnetes Instrument: modern, praktisch, wirtschaftlich und zuverlässig. Die elektronische Rechnungsstellung bedeutet nicht nur für Behörden eine Senkung des Kostenaufwands für Papierrechnungen, sie gestattet den Unternehmen auch eine Minderung ihres Verwaltungsaufwands.“
Theo Francken, Staatssekretär für administrative Vereinfachung: „Die elektronische Rechnungsstellung stellt eine erhebliche administrative Vereinfachung dar: Sie gestattet eine schnellere Bearbeitung und Bezahlung sowie weniger Irrtümer und weniger Missbrauch. Zudem ist eine elektronische Rechnung billiger als eine Papierrechnung. Eine Win-win-Situation für Behörden und Unternehmen.“
Bis 2020 will die Europäische Kommission elektronische Rechnungen zur europaweit meistgenutzten Form der Rechnungsstellung machen. Eine europäische Studie zeigt, dass eine massive Umstellung auf elektronische Rechnungen innerhalb der Europäischen Union spürbare wirtschaftliche Vorteile mit sich brächte. Sie geht davon aus, dass durch eine Umstellung von Papier auf elektronische Rechnungen innerhalb von sechs Jahren Einsparungen in Höhe von 243 Milliarden Euro erzielt werden könnten. In Belgien betrügen die jährlichen Verwaltungseinsparungen dank des elektronischen Versands von Rechnungen ungefähr 3,5 Milliarden Euro.
Die Berichte der Agentur für administrative Vereinfachung zeigen, dass die Unternehmen pro elektronisch versandte Rechnung 3,24 Euro einsparen können. Die größten Einsparungen allerdings erzielen die Stellen, die eingehende elektronische Rechnungen direkt automatisch verarbeiten. Die beim Rechnungsempfänger erzielte Einsparung wird auf 5,77 Euro bzw. 10,34 Minuten pro elektronischen Rechnungseingang veranschlagt. Auf die Lieferanten der diversen öffentlichen und halbstaatlichen Stellen übertragen sähe das Ergebnis folgendermaßen aus, wenn alle Rechnungen auf elektronischem Wege eingingen:
• Einsparung für Lieferanten/Unternehmen: = 1.207.947 x 3,24 € = 3.920.228 € pro Jahr
• Einsparung für die föderalen Behörden = 1.209.947 x 5,77 € = 6.981.394 € pro Jahr, das entspricht 115 Vollzeitäquivalenten, die für wichtigere Aufgaben eingesetzt werden könnten.
Heute wurde mit dem vom Ministerrat beschlossenen Dreistufenplan eine entscheidende Hürde genommen:
Ab 1. Juli 2017 können alle Unternehmen, die dies wünschen, den föderalen Behörden ihre Rechnungen im elektronischen Format über die Mercurius-Plattform zustellen.
Ab 1. Januar 2018 müssen sämtliche öffentlichen Aufträge mit einem Schätzwert von über 135.000 € (o. MwSt.), die von föderalen Ministern und Staatssekretären nachgeordneten Behörden (FÖD, ÖPD, Ministerien, Verwaltungsstellen mit eigenständigem Rechnungswesen sowie gemeinnützige Einrichtungen nach Typ A) an Unternehmen vergeben werden, in den Auftragsunterlagen den Vermerk enthalten, dass die Rechnungsstellung auf elektronischem Wege zu erfolgen hat.
Ab 1. Januar 2020 akzeptieren die föderalen Behörden nur noch elektronische Rechnungen.
Die Digitalisierung der Rechnungen gestattet es nicht nur, unseren ökologischen Fußabdruck zu verkleinern, sondern sie erbringt auch Zeitgewinn und höhere Effizienz.
