Facturation électronique : moins de papier pour l’Etat, plus d’économies pour les entreprises

Sur proposition du Premier ministre Charles Michel et du Secrétaire d’Etat à la simplification administrative Theo Francken, le Conseil des ministres de ce vendredi matin a décidé de favoriser largement l’usage de la facturation électronique plutôt que l’envoi de factures en version papier. Concrètement, dès le 1^er juillet 2017, toutes les entreprises qui le souhaitent, pourront transmettre leurs factures destinées aux pouvoirs adjudicateurs fédéraux sous format électronique.

Charles Michel, Premier ministre : « La facture électronique constitue une priorité dans le cadre de la simplification administrative. C’est un outil formidable: moderne, pratique, économique et fiable. La facturation électronique permet non seulement aux autorités de réduire les coûts liés à la facture papier mais également aux entreprises de réduire leurs charges administratives ».

Theo Francken, Secrétaire d’Etat chargé de la simplification administrative : « La facturation électronique est une simplification administrative remarquable : elle permet un traitement et un paiement plus rapides, de même qu'une réduction des erreurs et de la fraude. Par ailleurs, le coût d'une facture numérique est inférieur à celui d'une facture papier. Un win-win tant pour les autorités que pour les entreprises. »

D’ici 2020, la Commission européenne entend faire de la facturation électronique le mode de facturation le plus répandu en Europe. Selon une étude européenne, un passage massif à la facturation électronique au sein de l’Union européenne présenterait des avantages économiques non négligeables. Il est estimé que la transition des factures papier vers les factures électroniques permettrait de réaliser quelque 243 milliards d’euros d’économies sur six ans. En Belgique, la réduction des charges administratives qui pourrait être réalisée chaque année si toutes les factures étaient envoyées et traitées sous format électronique est estimée à environ 3,5 milliards d’euros.

Les rapports de l’Agence pour la Simplification administrative indiquent que les entreprises peuvent économiser 3,24 euros par facture envoyée sous format électronique. Ce sont toutefois les organisations qui reçoivent des factures électroniques et les traitent automatiquement qui réalisent la plus grande économie. L’économie réalisée dans le chef du destinataire est en effet estimée à 5,77 euros ou 10,34 minutes par facture électronique reçue. Transposé sur les factures envoyées par les fournisseurs des autorités aux différents services publics fédéraux et parastataux susmentionnés, voici le résultat si toutes les factures précitées étaient reçues sur support électronique :

Économie pour les fournisseurs/entreprises : = 1.207.947 x 3,24 € = 3.920.228 € par an
Économie pour les autorités fédérales = 1.209.947 x 5,77 € = 6.981.394 € par an, soit 115 équivalents temps plein libérés pour réaliser des tâches plus essentielles.

Une nouvelle étape est franchie ce jour puisque le Conseil des Ministres a approuvé un plan en trois étapes :

À partir du 1^er juillet 2017, toutes les entreprises qui le souhaitent, pourront transmettre leurs factures destinées aux pouvoirs adjudicateurs fédéraux sous format électronique sur la plateforme Mercurius.
Pour tous les marchés publics d’une valeur estimée de plus de 135.000 € (hors T.V.A), qui sont passés par les pouvoirs adjudicateurs après le 1^er janvier 2018 qui dépendent des Ministres fédéraux et Secrétaires d’Etat (SPF ,SPP, ministères, les services administratifs avec comptabilité autonome et les OIP de type A), les documents du marché à l’attention des entreprises participantes devront mentionner l’obligation d'envoyer les factures par voie électronique.
À compter du 1^er janvier 2020, les pouvoirs adjudicateurs fédéraux n’accepteront plus que les factures électroniques.

La dématérialisation des factures permettra non seulement de réduire notre empreinte écologique mais aussi de réaliser des économies et d’engendrer des gains en temps et en efficacité.