Elektronische facturatie: minder papier voor de overheid, meer besparingen voor de ondernemingen

Op voorstel van eerste minister Charles Michel en staatssecretaris voor Administratieve Vereenvoudiging Theo Francken heeft de Ministerraad van deze vrijdagochtend beslist om het gebruik van de elektronische facturatie in plaats van de verzending van papieren facturen ruim te bevorderen. Concreet zullen vanaf 1 juli 2017 alle ondernemingen die dat wensen hun facturen bestemd voor de federale aanbestedende overheden elektronisch kunnen bezorgen.

Charles Michel, eerste minister: “De elektronische factuur vormt een prioriteit in het kader van de administratieve vereenvoudiging. Het is een formidabel instrument: modern, praktisch, goedkoop en betrouwbaar. Dankzij de elektronische facturatie kan niet alleen de overheid besparen in de kosten waarmee de papieren factuur gepaard gaat, ook de ondernemingen kunnen hun administratieve lasten verminderen.”

Theo Francken, staatssecretaris belast met de Administratieve Vereenvoudiging: “Elektronische facturatie is een mooie administratieve vereenvoudiging: e-Facturatie zorgt voor snellere verwerking, snellere betaling, minder vergissingen, minder fraude en de kostprijs per digitale factuur is minder dan per papieren factuur. Een win-win voor overheid én bedrijfsleven."

Tegen 2020 wil de Europese Commissie van de elektronische facturatie de meest verspreide facturatievorm in Europa maken. Volgens een Europese studie zou een massale overgang naar de elektronische facturatie binnen de Europese Unie voor aanzienlijke besparingen zorgen. Er wordt geschat dat de overgang van papieren naar elektronische facturen in zes jaar tijd voor een besparing van ongeveer 243 miljard euro zal zorgen. In België wordt de vermindering van de administratieve lasten die jaarlijks zou kunnen worden gerealiseerd indien alle facturen elektronisch zouden worden verzonden en verwerkt, op ongeveer 3,5 miljard euro geraamd.

Uit de verslagen van de Dienst Administratieve Vereenvoudiging blijkt dat de ondernemingen 3,24 euro kunnen besparen per elektronisch verzonden factuur. Het zijn echter de organisaties die de elektronische facturen ontvangen en ze automatisch verwerken die de grootste besparing realiseren. De besparing voor de bestemmeling wordt immers geraamd op 5,77 euro of 10,34 minuten per ontvangen elektronische factuur. Omgezet naar de facturen die de leveranciers van de overheid verzenden naar de verschillende eerder vermelde federale overheidsdiensten en parastatalen, is het resultaat, indien alle voormelde facturen elektronisch zouden worden ontvangen:

Besparing voor de leveranciers /ondernemingen : = 1 207 947 x 3,24 € = 3 920 228 € per jaar
Besparing voor de federale overheid = 1 209 947 x 5,77 € = 6 981 394 € per jaar, hetzij 115 voltijdsequivalenten die vrijkomen om essentiëlere opdrachten te vervullen.

Vandaag is er een nieuwe stap gezet vermits de Ministerraad een plan in drie fasen heeft goedgekeurd:

Vanaf 1 juli 2017 zullen alle ondernemingen die dat wensen hun facturen voor de federale aanbestedende overheden elektronisch kunnen overmaken via het platform Mercurius
Voor alle overheidsopdrachten van een waarde geraamd op meer dan 135 000 € (btw excl.), die na 1 januari 2018 worden gegund via de aanbestedende overheden die afhangen van de federale ministers en staatssecretarissen (FOD’s, POD’s, ministeries, administratieve diensten met autonome boekhouding en de ION’s van type A), zullen de documenten van de opdracht t.a.v. de deelnemende ondernemingen de verplichting moeten vermelden om de facturen elektronisch te verzenden.
Vanaf 1 januari 2020 zullen de federale aanbestedende overheden nog enkel elektronische facturen aanvaarden.

De dematerialisering van de facturen zal het niet alleen mogelijk maken onze ecologische voetafdruk te verkleinen en besparingen te realiseren, maar zal ook voor tijdswinst en meer efficiëntie zorgen.